いつも仕事が忙しくて大変だと感じていませんか？
事業を運営していくうえで限られた時間は
有効活用したいと思っているはずです。
仕事が忙しくて
「大変だ」「忙しい」と話されている場合
ある大きな要因があります。
大切なことほど後回しにしている
私達は日々の仕事があるため目の前の仕事から
優先的にこなしていくと思います。
それだけに本当は手を付けたいのに進められない
重要な仕事があるけども手が回らない
こんなこと良くありませんか？
この状態になると私もそうですが目の前の仕事ですら
集中してできなくなる
仕事の質が落ちる
ストレスがたまりイライラする
このように悪循環に陥ってしまいます。
だからこそ・・・
「緊急ではないが重要なこと」から取り組むことが重要です。
時間管理のマトリックス
時間管理のマトリックスとは
スティーブン・R・コヴィー博士の「７つの習慣」で
第３の習慣として述べられています。
４つの領域に分類されている
第Ⅰ領域：緊急かつ重要なこと
期限があり、差し迫った仕事や家族やケアマネージャーからの
問い合わせへの対応など
第Ⅱ領域：緊急ではないが重要なこと
離職防止の取り組みや人材育成
リーダー育成など
第Ⅲ領域：緊急だが重要でないこと
多くのメールや報告書の確認
無意味な付き合いや多くの電話など
第Ⅳ領域：緊急でも重要でもない
取るに足らない仕事、雑用
大事なことは
第Ⅱ領域の緊急ではないが重要なことに
取り組むことです。
これがかえって第Ⅰ領域の活動量を減らし
仕事の負担を減らしも時間も増え
日々の仕事にゆとりをもって取り組めるようになります。
そのために必要なこととは
第Ⅲ領域と第Ⅳ領域の活動を極力減らす必要があります。
さらには
第Ⅰ領域についての活動も減らすことが重要になります。
第Ⅱ領域の離職防止を取り組むメリット
離職を防止する取り組みは間違いなく重要になります。
ですが多くの法人や会社が手を付けずにいる状態です。
なぜでしょうか？
離職を防止することで得られるメリットを
理解していないからです。
時間管理のマトリックスで考えると
離職が止まらないことで
第Ⅲ領域、第Ⅳ領域の仕事が増えてしまいます。
人手不足による雑用の増加
求人募集の手続きや面接
雇用にかかる手続きや連絡など
さらには
度重なる新人職員への教育指導など
時間がとられ不要な業務量が増えてしまいます。
実際に離職者が短期間に数人出た時
足りていない人数の業務代行や
面接に取られる時間が多くなり
結果日々の業務が終わらず
忙しくなってしまいませんか？
私はそうでした。
だからこそ離職防止の取り組みをしっかり行い
人が定着する仕組みを作ることが大切になります。
どんな領域が多いのか振り返る
第Ⅰ領域～第Ⅳ領域の仕事を振り返る方法を教えますね。
１．いまのあなたの仕事をすべて書き出してください。
２．あなたが手を付けたほうが良いと思うけど手を付けていない仕事は何ですか？
３．期日が決まっている仕事や直面している問題は何ですか？
４．あなたの中で無駄だと思う時間や行動は何ですか？
５．その仕事はあなたでないとできないものと他の人でもできるもに分けて下さい。
書き出したものを第Ⅰ領域～第Ⅳ領域に振り分けてみてください！
あなた自身のやるべき仕事が見えてきます！
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